Politique de confidentialité

Qui nous sommes

Hezia IA est un assistant administratif basé sur l'intelligence artificielle. Cette page décrit les données que nous collectons quand tu crées un compte et utilises le service, et comment tu peux exercer tes droits dessus.

Contrôleur ou sous-traitant : deux rôles distincts

Pour ton propre compte (email, mot de passe, nom d'entreprise), Hezia IA est responsable de traitement : c'est nous qui décidons pourquoi et comment ces données sont utilisées, et cette politique s'applique pleinement.

Pour les données qui transitent PAR le service — le contenu d'un email reçu d'un de tes contacts, une fiche de ton CRM, l'audio d'une réunion — Hezia IA agit comme sous-traitant pour ton compte : c'est toi qui restes responsable de traitement vis-à-vis de tes propres contacts et clients, et qui décides quelles intégrations connecter. Si l'un de tes contacts souhaite exercer un droit sur ses données, la demande doit passer par toi, pas directement par nous.

Données que nous collectons

• Compte : email, nom, mot de passe (jamais stocké en clair — uniquement un hash), nom de ton entreprise, et la date à laquelle tu as confirmé ton adresse email.
• Informations d'accueil (facultatives) : le métier que tu indiques quand tu crées ton compte et, si tu le demandes avec le bouton « Me prévenir », les outils que tu aimerais voir arriver (avec, pour « un autre CRM », une précision libre de 200 caractères au maximum). Nous les utilisons uniquement pour adapter les exemples affichés et savoir quelles intégrations développer en priorité. Elles sont incluses dans l'export de tes données et supprimées avec ton compte.
• Intégrations que tu connectes : emails et agenda Google, contacts et deals HubSpot, messages Slack, SMS via Twilio — uniquement pour les services que tu choisis de connecter, jamais par défaut.
• Réunions (Notetaker) : si tu actives ce flux de travail, l'audio de tes réunions est transcrit, résumé, puis la transcription complète est supprimée automatiquement (voir la section Conservation ci-dessous).
• Conversations avec l'assistant : les messages que tu échanges avec Hezia IA dans le chat.
• Documents joints au chat (facultatif) : si tu joins un fichier (PDF, Word, Excel ou texte), son texte est lu en mémoire et transmis à l'assistant pour répondre au message concerné, puis oublié : ni le fichier ni son texte ne sont conservés. Une image ou un PDF scanné est, lui, transmis tel quel (réduit pour une image) au service d'IA pour ce seul message, puis oublié de la même façon. Seul le nom du fichier reste dans l'historique de la conversation. Ne joins que des documents que tu as le droit de nous confier.
• Dictée vocale (facultative) : quand tu utilises le micro du chat, l'audio est traité par le service de reconnaissance vocale de ton navigateur (par exemple Google pour Chrome), selon sa propre politique. Hezia IA ne reçoit jamais l'audio, seulement le texte que tu choisis d'envoyer.
• Style d'écriture (facultatif) : uniquement si tu lances l'analyse dans la page Compte (« Analyser mes e-mails envoyés » avec Gmail, ou « Analyser ces e-mails » après avoir collé les tiens), après avoir donné ton consentement. Avec Gmail, Hezia IA parcourt alors tes derniers e-mails envoyés (60 au plus) pour en retenir jusqu'à 30 que tu as écrits (sans les messages automatiques ni ceux que Hezia IA a envoyés pour toi) et en tirer un profil de style d'environ 200 mots (ton, longueur, formules d'appel et de politesse). Seul le texte que tu as écrit est analysé ; les adresses e-mail, numéros de téléphone, liens et IBAN sont masqués avant l'analyse, qui est faite par Anthropic. Si tu écris depuis Outlook ou une autre messagerie, tu peux coller toi-même quelques e-mails que tu as écrits : ils sont nettoyés et masqués de la même façon et lus en mémoire. Aucun e-mail n'est conservé : seul le profil l'est. Tu peux le lire, le modifier, le désactiver ou le supprimer à tout moment ; il est supprimé aussi si tu déconnectes Gmail ou supprimes ton compte, et inclus dans l'export de tes données.
• Consignes (facultatives) : les règles que tu enregistres toi-même, depuis la page Compte ou en validant une carte dans le chat (« tutoie-moi », « signe toujours… »). Dix au plus, de 500 caractères chacune ; une consigne qui contient un numéro de sécurité sociale, un IBAN, un numéro de carte bancaire ou un mot de passe est refusée. Elles sont relues à chaque message du chat et transmises à Anthropic avec ta conversation pour être suivies.
• Rappels (facultatifs) : quand tu demandes au chat de te rappeler quelque chose (« rappelle-moi jeudi à 9h d'appeler le notaire »), Hezia IA garde le texte et l'heure du rappel pour t'envoyer un e-mail à l'heure dite, à l'adresse de ton compte. Cinquante rappels à venir au plus, de 200 caractères chacun ; un rappel qui contient un numéro de sécurité sociale, un IBAN, un numéro de carte bancaire ou un mot de passe est refusé. Les dix prochains sont transmis à Anthropic avec ta conversation pour que le chat puisse te les lister.
• Outlook (facultatif) : si tu connectes Outlook, Hezia IA lit et prépare tes e-mails et ton agenda comme avec Google. Microsoft demande l'autorisation « lire et modifier le courrier » parce qu'il n'existe pas d'autorisation limitée aux brouillons : Hezia IA ne modifie et ne supprime jamais un e-mail existant, seulement ses propres brouillons. Le jeton d'accès est chiffré ; les contenus lus sont transmis à Anthropic pour répondre à tes demandes, comme avec Gmail.
• Informations de facturation : si tu souscris un abonnement payant, les informations nécessaires au paiement (nom, adresse de facturation, moyen de paiement) sont traitées directement par Stripe, notre prestataire de paiement — Hezia IA ne stocke jamais le numéro complet de ta carte bancaire sur ses propres serveurs.

Pourquoi nous traitons ces données

Exclusivement pour faire fonctionner le service que tu nous demandes : générer des réponses, remplir des documents, mettre à jour ton CRM, prendre des notes de réunion, etc. Les « Me prévenir » servent seulement à savoir quelles intégrations développer en priorité. Nous ne vendons ni ne partageons tes données à des fins publicitaires. Le profil de style d'écriture sert uniquement à rédiger dans ton style ce que tu demandes ; il repose sur ton consentement, que tu peux retirer à tout moment en le désactivant ou en le supprimant.

Utilisation de l'intelligence artificielle

Hezia IA utilise l'API commerciale d'Anthropic (Claude) pour générer ses réponses. Par défaut, les échanges envoyés via cette API commerciale ne servent jamais à entraîner ou améliorer des modèles d'IA, et sont supprimés des systèmes d'Anthropic sous 30 jours — voir la politique d'Anthropic à ce sujet. Quand tu demandes une recherche sur le web, la requête passe par l'outil de recherche intégré à cette même API.

Utilisation des données Google

L'utilisation et le transfert, par Hezia IA, des données obtenues via les API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences de « Limited Use » : les données de ton compte Gmail ne sont jamais utilisées pour de la publicité, jamais lues par un humain chez nous, et jamais utilisées à une autre fin que celle que tu demandes explicitement à Hezia IA. Cela vaut aussi pour l'analyse de ton style d'écriture : elle ne lit tes e-mails envoyés que si tu le demandes, pour une fonction que tu vois et que tu contrôles dans l'application, et ne sert à entraîner aucun modèle d'IA généraliste.

Sous-traitants

Pour fonctionner, Hezia IA transmet certaines données aux prestataires suivants, strictement pour exécuter les actions demandées — la liste complète, avec leur localisation et leur mécanisme de transfert, est dans notre inventaire des sous-traitants (document interne) :

• Anthropic (Claude) — génère les réponses, décide des actions à effectuer et, si tu le demandes, dégage ton style d'écriture de tes e-mails envoyés.
• OpenAI (Whisper) et Recall.ai (qui fait lui-même appel à AssemblyAI pour transcrire) — traitent l'audio de tes réunions si le Notetaker est activé.
• Google, HubSpot, Slack, Twilio — uniquement si tu connectes ces services toi-même, pour lire/écrire les informations que tu autorises explicitement.
• Stripe — traite les paiements et abonnements si tu en souscris un ; ne reçoit jamais le numéro complet de ta carte, qui ne transite pas par nos serveurs.
• Resend — envoie les emails automatiques de Hezia IA (réinitialisation de mot de passe, confirmation de ton adresse email, rappels que tu demandes au chat) ; reçoit ton adresse email et le contenu de ces messages, donc le texte d'un rappel quand il t'est envoyé.

Transferts internationaux

Plusieurs de nos sous-traitants sont établis aux États-Unis. Quand un transfert hors de l'Union européenne a lieu, il repose soit sur une certification du sous-traitant au Data Privacy Framework UE-US, soit sur des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Durée de conservation

• La transcription complète d'une réunion est supprimée automatiquement 30 jours après la réunion, que tu aies ou non désactivé sa conservation entre-temps. Le résumé et les actions qui en découlent sont conservés tant que ton compte est actif.
• Le profil de style d'écriture est conservé jusqu'à ce que tu le supprimes, que tu déconnectes Gmail ou que tu supprimes ton compte. Les e-mails analysés ne sont jamais conservés.
• Les consignes sont conservées jusqu'à ce que tu les supprimes ou que tu supprimes ton compte, et elles sont incluses dans l'export de tes données.
• Un rappel est conservé jusqu'à son heure, puis encore 30 jours (qu'il ait été envoyé ou non) avant d'être effacé automatiquement ; tu peux le supprimer avant depuis le chat. Les rappels sont inclus dans l'export de tes données.
• Si tu déconnectes Outlook, notre jeton est supprimé ; l'autorisation reste listée dans ton compte Microsoft jusqu'à ce que tu la retires toi-même.
• Les autres données sont conservées tant que ton compte reste actif.
• Si tu supprimes ton compte, toutes tes données sont effacées immédiatement et définitivement.
• Exception : si tu souscris un abonnement payant, les documents de facturation (factures, preuves de paiement) sont conservés au-delà de la suppression du compte, pour respecter nos propres obligations comptables et fiscales — en droit français, une durée de 10 ans s'applique généralement à ce type de document.

Tes droits

Si le RGPD s'applique à toi, tu disposes des droits suivants sur tes données personnelles :

• Accès et portabilité — consulter et télécharger l'ensemble de tes données, en self-service, depuis la page Compte.
• Effacement — supprimer définitivement ton compte et toutes tes données, en self-service, depuis la même page.
• Rectification, limitation, opposition — pas encore en self-service : contacte-nous (voir ci-dessous) et nous traiterons ta demande manuellement.

Pour ces demandes ou toute autre question : à compléter — adresse de contact. Tu peux aussi déposer une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr/fr/plaintes) si tu estimes que tes droits ne sont pas respectés.

Sécurité

Les mots de passe sont hachés (jamais stockés en clair). Les identifiants d'accès aux services tiers que tu connectes sont chiffrés. La connexion à ton compte est protégée contre les tentatives automatisées répétées.

Cookies

Nous utilisons un seul cookie, strictement nécessaire au fonctionnement du service : il garde ta session ouverte entre deux visites. Nous n'utilisons aucun cookie de suivi publicitaire ni d'outil d'analyse d'audience tiers.

Mineurs

Hezia IA ne s'adresse pas aux mineurs et n'est pas conçu pour eux. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des personnes de moins de 16 ans.